Huncote Gymnastics

Huncote gymnastics, trampolining and cheerleading Club privacy notice – members


At Huncote gymnastics, trampolining and cheerleading club we take your privacy seriously and will ensure your personal information is kept secure. We provide gymnastics activities and are registered with British Gymnastics who govern the sport and offer competitions and events in which we may participate. 


How we use information about you 


We need to process information about you or your child for the following reasons:


• Contractual purposes 



To provide the gymnastics activity you have requested, communicate with you about this activity, changes to our terms and conditions and to process payments (if relevant).


• Legitimate interests 



To meet the legitimate aims of the club and ensure your child is well supported and safe whilst participating in gymnastics. This includes: 


Carrying out any relevant risk assessments: 



Some individuals may present with a medical condition that may be at risk when         participating in gymnastics. It is vital that you share any relevant medical information. We will ask for your agreement to undertake any appropriate assessments.



Identifying any reasonable adjustments and adaptations to support inclusion: 



If you or your child has a disability or any special needs, we will review the           information you provided to help us identify any actions we can take to   support inclusion.We may need to ask you for more information to help us in this            process.


Responding to any comments, questions or complaints you may send us.


Maintaining class attendance records and contact details for emergency            purposes.



Filming and taking photos for coaching purposes and/or to promote the club on ourwebsite, club social media account and in communications. All film and         photos of children will only be published in line with our safeguarding policy. 


You have the right to object to any of the above uses of your information by contacting us. Please note that in some cases, this may affect our ability to carry out the things we need to do for you to take part in gymnastics.


• Legal reasons 


To comply with applicable laws and protect legitimate club interests and legal rights. This includes but is not limited to the use of your information relating to legal claims and          compliance and regulatory activity.


• Marketing 


With your consent, we may send you information by email, SMS or via social media about clubnews, activities, products and opportunities that we think will be of interest to you.    You can ask us to stop sending you this information at any point by contacting us at Huncote gymnastics, trampolining and cheerleading club for all information sent from the club. For information sent from British Gymnastics please amending your preferences in ‘My Account’ at British Gymnastics, or, if applicable, by following the instructions in the relevant communication.


Why we share your information


We will not share your information with any other organisations except with your consent or inexceptional/emergency circumstances where we believe that the sharing of information about you is vital to protect you, your child or another person.


If you/your child want(s) to enter a competition provided by an external organisation, we  will, with your agreement, share the information required to enter the event, usually nameDOB & gender.

Most competitions are large events and there are likely to be photographers and people filming. 


Individual rights


You have the right to see the personal information British Gymnastics hold about you. You can log in to ‘My Account’ at British Gymnastics at any time to view/amend/delete the information they hold about you on their system. You can also request a copy of any other information we hold at the club by requesting from the club directly.





If we do hold other information about you, you can ask us to delete it or correct any inaccuracies. We will either make the requested amendments or provide an explanation  as to why we are not making changes.


If you leave the club, you can amend your club registration by logging into ‘My Account’. British Gymnastics.  If you do this the information you have provided will be archived for   60 days. During this period, you can transfer your information to another club. After this   period, the information you have provided will be deleted, except where there is a              legitimate and lawful reason to continue to hold your data. In the absence of a legitimate and lawful reason to retain any other information British

Gymnastics hold about you, this will be deleted after 12 months, unless you re-join the club within that period. 


Changes to the privacy notice 

We keep our privacy notices under regular review. This privacy notice was last updated 

 on 1st May 2020